Planificación y mejora de la logística de aprovisionamiento

En el escenario empresarial actual, los procesos de adquisición dejaron de ser un lujo para convertirse en una exigencia para la continuidad de los negocios. Estos procesos van mucho más allá de una simple gestión de compras, pues son herramientas estratégicas para reducir costos, alcanzar una velocidad importante en el desarrollo de productos y garantizar la máxima calidad en los bienes y servicios adquiridos. Es aquí donde la logística de aprovisionamiento emerge como protagonista clave.

¿Qué es la logística de aprovisionamiento?

La capacidad de adquirir bienes y servicios para la producción o comercialización de manera oportuna y a precios razonables, sin descuidar la minimización de riesgos, es una necesidad imperante para mantenerse competitivo en el mercado global. Así, el concepto de aprovisionamiento en logística se encuentra ligado con el abastecimiento y compra de bienes y materias primas.

El objetivo de la logística de aprovisionamiento es asegurar que los artículos necesarios estén disponibles en el momento preciso, en la cantidad adecuada y al precio justo.

El aprovisionamiento cobra relevancia en el suministro de mercancías hacia las plantas de fabricación, depósitos o centros logísticos, asegurando que la operación diaria del negocio se lleve a cabo sin contratiempos. Por otro lado, el aprovisionamiento está estrechamente relacionado con el punto de pedido en almacenes. Cuando los suministros en un almacén se agotan, es esencial activar una orden de reposición para evitar el temido desabastecimiento y mantener la continuidad en la cadena de suministro.

¿Cómo se planifica y organiza el proceso de aprovisionamiento en una empresa?

Dentro de la logística de producción, las actividades esenciales incluyen la planificación de las compras, el control de inventario para asegurar disponibilidad de materiales y la gestión del transporte para una cadena de suministro fluida y tiempos de trabajo mejorados.

Este proceso engloba la obtención de diversas piezas, tales como materias primas, productos semielaborados o terminados, repuestos y suministros operativos, que son gestionados por el departamento de compras.

Algunas pautas para llevar a cabo una planificación efectiva del aprovisionamiento:

• Análisis de la demanda: Comprender y analizar la demanda histórica y proyectada de los productos y servicios de la empresa es el primer paso. Esto implica examinar las tendencias de ventas, los patrones estacionales y cualquier otro factor que pueda influir en la demanda futura.
• Niveles de inventario: Las compañías deben equilibrar el nivel de existencias para evitar interrupciones en la producción y reducir los costos derivados del exceso de inventario.
• Selección de proveedores: Elegir proveedores adecuados promete calidad, precios competitivos y entregas confiables. Las relaciones a largo plazo permiten acceder a ventajas, como condiciones de pago preferenciales y prioridad en situaciones de escasez.
• Plan de acción: Definir los procedimientos para activar un pedido, ordenar y recibir los suministros es esencial para la gestión logística del aprovisionamiento. Estos procesos deben ser claros, eficientes y estar respaldados por herramientas tecnológicas adecuadas.
• Logística y transporte: La coordinación con proveedores y operadores logísticos es fundamental para asegurar entregas oportunas y reducir los costos. Evaluar diferentes opciones de transporte, optimizar rutas de envío y consolidar envíos contribuye a reducir los gastos y mejorar los plazos de entrega.
• Ajuste y optimización: Una vez implementada la planificación, se debe monitorear el desempeño del aprovisionamiento y realizar ajustes según sea necesario. Esto implica revisar regularmente los niveles de inventario, evaluar el rendimiento de los proveedores y actualizar el pronóstico de la demanda en función de los cambios en el mercado.

Métodos de aprovisionamiento utilizados en logística

La planificación y ejecución de adquisiciones y el control de inventario respaldan la disponibilidad oportuna y cantidad necesaria de materias primas o insumos. Para ello, se organizan espacios de almacenamiento, se implementan sistemas de seguimiento y control de inventario y se coordinan etapas de producción.

Las empresas pueden optar por diferentes métodos de aprovisionamiento según la anticipación de suministros y la variabilidad de la demanda:

• Just-in-time: En este enfoque, las empresas adquieren los suministros a medida que los necesitan, reduciendo costos de almacenamiento, pero dependiendo de la puntualidad de los proveedores y enfrentando riesgos de desabastecimiento y fluctuaciones de precios.
• Sincronizado con la producción: En este método, las empresas planifican las adquisiciones basándose en sus necesidades de producción, lo que ayuda a controlar los gastos de almacenamiento y disminuir el riesgo de desabastecimiento.
• Stock de seguridad: El planeo es contar con existencias adicionales para hacer frente a imprevistos, como retrasos de proveedores o cambios en la demanda. Aunque reduce riesgos externos, puede aumentar los costos de almacenamiento y requerir una gestión adecuada para evitar pérdidas de stock o acumulación en exceso.

Desafíos y estrategias de mejora

La posibilidad de acceder a nuevos mercados y consumidores en diferentes partes del mundo ha abierto una amplia gama de posibilidades de crecimiento y expansión. Sin embargo, esta nueva realidad también plantea desafíos significativos en términos de coordinación, logística y cumplimiento de plazos.

Para superar estos desafíos, las organizaciones deben adoptar enfoques estratégicos y tecnológicos adecuados. La implementación de sistemas de gestión de la cadena de suministro avanzados puede mejorar la coordinación y la visibilidad de las operaciones en todas las ubicaciones y facilitar la colaboración y comunicación entre equipos dispersos.

En lugar de seguir una cadena lineal y predecible, se necesita mayor flexibilidad y adaptabilidad para enfrentar la diversidad de materiales, plazos ajustados y las necesidades de los clientes. La logística de aprovisionamiento tiende a convertirse en un sistema ágil y dinámico para gestionar la eficiencia del almacenamiento y movimiento de materiales y satisfacer las demandas de todas las partes involucradas.

Para lograr esto, algunas estrategias de mejora pueden impulsar una transformación de la logística de aprovisionamiento:

• Planificación de acciones: La organización cuidadosa asegura que los suministros estén disponibles cuando se requieran. Esto implica anticipar las necesidades futuras y establecer estrategias para garantizar un abastecimiento oportuno y eficiente.
• Uso de software: La tecnología unifica y simplifica distintos elementos dispersos. Esta mejora en el proceso permite a las empresas optimizar sus gastos y fomentar una colaboración más efectiva entre equipos multifuncionales.
• Coordinación y colaboración: Coordinar con las áreas de producción, ventas, finanzas y otros departamentos y favorecer la comunicación garantizan una visión integral y una toma de decisiones informada.

Al adoptar enfoques eficientes en cuanto a logística de aprovisionamiento, las empresas pueden fortalecer su posición en el mercado y afrontar con éxito los retos que impone el ritmo acelerado de los negocios modernos. Contar con un aliado estratégico como Eternity ayuda a agilizar los procesos, optimizar el costo logístico y expandir los negocios.