Importancia de los KPI en la cadena de suministro

En la gestión de la cadena de suministro, los KPI (indicadores clave de rendimiento) muestran el estado de salud y resultados de toda la red. Desde la precisión de los pedidos hasta la rotación del inventario, cada métrica seleccionada ofrece una visión clara y detallada de los procesos clave.

Los eslabones de la cadena forman parte de un engranaje más grande que impulsa la actividad económica. En este contexto los KPI son los instrumentos que ayudan a identificar áreas de mejora y capitalizar nuestros puntos fuertes.

¿Qué es un KPI para la cadena de suministro?

Los KPI (del inglés Key Performance Indicator) son valores cuantitativos que miden, comparan y monitorean los procesos clave dentro de una cadena de suministro. La tecnología en logística brinda el marco elemental para poner en funcionamiento los KPI dentro del mar de información que la capacidad digital provee a las empresas.

Estos indicadores proporcionan una manera objetiva de identificar mejoras o retrocesos en el desempeño y tomar decisiones informadas. Ya sea que estemos considerando expandir nuestras operaciones, mejorar el control de inventario o perfeccionar la gestión de los envíos, su uso se aplica en diversidad de procesos. Los KPI revelan cuál es el rendimiento de las diferentes tareas de gestión logística según los objetivos de desempeño. Es decir, por sí solo no son suficientes. Necesitan vincularse con un contexto establecido previamente.

Los KPI logísticos se agrupan en tres categorías principales:

• De utilización: evalúan cómo se están utilizando los recursos disponibles, como el tiempo, el espacio, el personal, entre otros.
• De rendimiento: miden si las actividades planificadas se están llevando a cabo de manera eficiente y conforme a lo previsto.
• De productividad: permiten comparar los resultados alcanzados con los objetivos establecidos al inicio de la estrategia logística.
  
  
  

¿Por qué es importante optimizar los KPI?

Aunque los KPI pueden variar según la etapa en el proceso logístico, la buena gestión permite a las empresas medir su desempeño, detectar áreas de mejora y diseñar estrategias para optimizar sus operaciones. Los KPI también revelan patrones y tendencias que nos ayudan a prepararnos para los desafíos y oportunidades futuras. Para que los KPI realmente marquen la diferencia en el negocio, deben ofrecer un valor agregado a la competitividad empresarial y conducir a la eficiencia operativa. Beneficios que destacan en la optimización de los KPI:

• Mejora continua de la calidad y productividad.
• Reducción de costos y aumento de la rentabilidad.
• Información en tiempo real de problemas e incidencias.
• Identificación y mejora de puntos de bajo rendimiento.
• Control de costos y detección de problemas en la cadena.
• Mejor toma de decisiones.
• Monitoreo de la satisfacción de proveedores y clientes.
• Corrección de desviaciones y registro de datos históricos.
• Optimización de los procesos y análisis de rendimiento.
  
  

Ejemplos de KPI logísticos

En general, los KPI logísticos se centran en cuatro áreas principales: tiempo, costo, productividad y calidad del servicio. Cada indicador está vinculado a uno de estos atributos. En el sector logístico, los KPI principales se asocian con recepción de mercancías, almacenamiento, preparación de pedidos, gestión de inventarios, expedición, entregas, transporte y manejo de devoluciones, entre otros. Destacamos algunos ejemplos:

• KPI de aprovisionamiento: se evalúan aspectos como los tiempos de entrega, los costos de compra e insumos necesarios y el desempeño de los proveedores.
• KPI de almacenamiento: se consideran los gastos operativos del almacén, el uso del espacio disponible, la productividad del personal y la gestión de los pedidos.
• KPI de inventarios: se miden aspectos como la rotación de stock, la frecuencia de roturas de stock, la contracción de inventario y los costos de mercancía obsoleta.
• KPI de transporte y distribución: se analizan el costo de los desplazamientos, la eficiencia de las rutas y el rendimiento general de la flota de vehículos.
• KPI de calidad/servicio al cliente: se monitorean los tiempos de entrega de productos, la cantidad de devoluciones, la gestión de incidencias y las opiniones y los reclamos de los clientes.
  

¿Cómo se seleccionan y definen los KPI adecuados para una cadena de suministro?

En principio, los KPI deben estar alineados con los objetivos de la empresa. La gestión de estos indicadores se fundamenta en un seguimiento constante y confiable en un rango de variación aceptable. En ocasiones, este análisis de rendimiento tiende a ser bastante exhaustivo y requiere la orientación profesional para elaborarlo en función de la cadena de suministro y una logística integral. Al seleccionar y definir los KPI de una empresa, debemos considerar algunas características clave:

• Deben ser medibles, específicos y alcanzables, con capacidad de cuantificarse.
• Deben ser verificables con posibilidades de ajustes y mejoras.
• Deben proporcionar datos actuales y mostrar su tendencia a lo largo del tiempo.
• Deben ser de fácil comprensión.
• Deben permitir una evaluación comparativa con los estándares de la industria.
• Deben ser relevantes para la toma de decisiones estratégicas.

Pasos para elaborar un KPI para la cadena de suministro:

1. Establecer un panel de control y definir estos indicadores.
2. Identificar el proceso logístico que se quiere medir.
3. Establecer el objetivo del indicador.
4. Recolectar datos cuantitativos relevantes.
5. Cuantificar y medir las variables del proceso según las fórmulas adecuadas.
6. Comparar el indicador con los datos históricos de la empresa.
7. Realizar un seguimiento periódico del indicador.
   

Desafíos comunes en la implementación de KPI

Al igual que en otras tareas complejas de la cadena de suministro, implementar los indicadores clave de rendimiento puede presentar algunos desafíos que requieren enfoques específicos para superarlos:

• Falta de estandarización: la falta de definiciones comunes de KPI puede generar confusión. Es esencial establecer un lenguaje común y comunicarlo a todas las partes interesadas para garantizar una comprensión uniforme.
• Objetivos poco claros: es importante comprender el concepto logístico para evaluar la selección inteligente de los KPI (que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados) y definir objetivos claros y realistas.
• Dificultades para recopilar datos: la tecnología en logística es la herramienta vital para recolectar datos. De modo que la inversión en software de gestión logística es fundamental para obtener y analizar datos de manera efectiva y precisa.
• Resistencia al cambio: la participación activa de los empleados es clave para superar la resistencia al cambio. Los líderes deben mostrar cómo los KPI pueden organizar, mejorar y facilitar el trabajo.

En resumen, la importancia de los KPI radica en la mejora continua para la toma de decisiones informadas. Sus objetivos deben integrarse en un enfoque global de la cadena de suministro y la optimización de los procesos. En Eternity te ayudamos a encontrar los KPI correctos para medir tu rendimiento. No dudes y contacta con nosotros para llevar tus negocios al próximo nivel.