Optimización del proceso de pedidos en almacén

Una de las operaciones diarias de un almacén es la preparación de los pedidos, lo que representa un alto número de costos. Para evitar una mala gestión que lleve a los clientes a buscar nuevas alternativas para comprar sus productos, es fundamental considerar la optimización del proceso de pedidos como la columna vertebral del funcionamiento de un almacén.

¿Qué es la preparación de pedidos?

Un proceso de preparación de pedidos resulta una variable de impacto en la organización de un almacén. De modo que no prestarle atención puede afectar seriamente la productividad y aumentar los posibles errores de inventario. El proceso de preparar un pedido comprende desde la recogida de los productos de las estanterías de almacenamiento hasta llevarlos al sector de embalaje para su despacho.

Dentro de la gestión logística del almacén, el proceso de reunir artículos para el pedido de un cliente se denomina picking. Un almacén moderno contempla varios factores para encontrar el modo de optimizar sus procesos, tales como un software de gestión, la automatización de algunas tareas, la formación del personal y las tareas propias de recepción y control del inventario. Un proceso de pedidos eficaz puede generar estas ventajas:

• Menores costos operativos
• Mejora de la experiencia del cliente
• Crecimiento en la cartera de clientes
• Más satisfacción de los empleados
• Mayor rentabilidad

Métodos de preparación de pedidos

La organización de un almacén está diseñada para cumplir con las tareas de acopiar, seleccionar, embalar y enviar, y suele tener un sistema de almacenamiento acorde a la mercancía. Para localizar la ubicación de un producto se utiliza un sistema de coordenadas que describe la secuencia de pasillos y estanterías. En la optimización del proceso de pedidos se implementa una estrategia de picking adecuada, que generalmente se basa en un software de gestión.

• Picking convencional. El preparador procesa los pedidos según el orden de llegada. La planificación es sencilla pero el empleado hará muchos desplazamientos al final del día.
• Picking por zona. Un operador procesa varios pedidos a la vez en una misma zona del depósito, según los SKU o la familia de productos. Los demás productos estarán asignados a otro operario. Da ventajas de agilidad porque cada empleado está familiarizado con zona de trabajo.
• Picking por lotes. Un operario acumula una cierta cantidad de pedidos y recoge los artículos que pertenecen a un mismo lote, luego se desplaza a otro sector. Al tiempo que se minimiza la recorrida, el margen de error es mayor porque la misma persona separa los artículos según las solicitudes.
• Picking por olas. Es una combinación de los modelos por zonas y por lotes. Los pedidos se agrupan y se envían a los operadores a diferentes zonas. Cada recolector se concentra en una tarea específica.

¿Cómo lograr la optimización del proceso de pedidos?

La exigencia de los clientes acerca del cumplimiento de pedidos ha obligado a los almacenes a revisar sus enfoques logísticos para responder a la demanda de forma más eficiente. Reunimos algunos consejos para optimizar la gestión de pedidos:

Realizar un análisis de los pedidos. Clasificar las categorías ABC, según el volumen de los pedidos. Esto también puede llamarse control selectivo del inventario. El objetivo es entender cuáles son los productos críticos que tienen mayor impacto.

Conocer el sistema de almacenamiento. Vinculado con la distribución del almacén, el sistema de almacenamiento maximiza y optimiza los espacios disponibles para favorecer la recepción, ubicación y despacho de la mercancía.

Seleccionar el método de picking correcto. Si bien muchos almacenes no aplican otros métodos más que el convencional de recogida por pedido, existen otros métodos que pueden ser más eficientes.

Mejorar los procesos derivados de las áreas de almacén. Cuidar el orden del inventario en las estanterías, mantener la limpieza del lugar, utilizar cajas o contenedores para realizar la recolección, analizar el tiempo de traslados.

Crear un sistema SKU. En general, este sistema mejora los niveles de inventario, identifica los artículos que tienen mayor salida y aumenta la productividad del almacén.

Aplicar tecnología. Uno de los pilares de la logística eficiente es el uso de tecnología. El cumplimiento de los pedidos se haría muy difícil o casi imposible sin contar con un software de gestión de almacenes.

Logística de cumplimiento para e-commerce

El concepto de fulfillment está vinculado con el e-commerce. Se trata de la logística de cumplimiento aplicada al comercio electrónico, que puede ser bastante desafiante. La preparación comienza cuando un cliente concreta un pedido online y termina cuando recibe el producto en puerta o punto de entrega. Esta logística también se ocupa de las devoluciones.

Cuando el volumen de pedidos de un vendedor aumenta y se torna difícil de manejar, por un lado, es buena señal del crecimiento comercial, por otro, quizá el negocio necesite subcontratar un servicio de terceros para cumplir con las entregas en tiempo y forma.

Algunas ventajas de tener un socio para el cumplimiento de los pedidos electrónicos:

• Mejora del servicio al cliente
• Embalaje eficiente
• Reducción de costos operativos
• Entrega eficiente
• Posibilidad de nuevos mercados
• Aumento de la rentabilidad

La optimización del proceso de pedidos puede darse de diferentes formas para que las ventas fluyan de manera armoniosa, sin bloqueos ni retrasos en el servicio al cliente. Según los retos asociados a cada e-commerce, algún modelo de distribución será mejor que otro para la ejecución de los pedidos:

• Método interno. Se refiere a la planificación interna para cumplir con las entregas.
• Subcontratación externa. Las empresas subcontratan la logística de terceros que cuenta con las herramientas y la tecnología para brindar un servicio crucial entre la empresa vendedora y el cliente.
• Dropshipping. Es un modelo de tienda minorista que no necesita disponer de depósito ni comprar inventario. El producto no pasa por las manos del vendedor, sino que un mayorista determinado se ocupa de la entrega.
• Cumplimiento híbrido. La tienda digital decide utilizar un modelo híbrido, según las circunstancias y el tipo de mercancía.

¿Cuáles son los retos del fulfillment?

Hoy en día, los consumidores están más acostumbrados a exigir envíos rápidos. De modo que la gratificación inmediata se convierte en un factor crítico que revoluciona las compras y las demandas. Por eso, la optimización del proceso de pedidos es crucial para evitar que un negocio se vea perjudicado. En este contexto, el fulfillment es la externalización de la logística de una tienda electrónica.

En el auge del comercio electrónico, la optimización del proceso de pedidos también busca maximizar los espacios de almacenamiento disponibles y, para ello, se han creado los microfulfillment, una especie de microhub logístico habilitado para preparar los pedidos más cerca de los centros urbanos a fin de garantizar las entregas eficientes en la última milla.

Esta demanda deja en evidencia los retos a los que se enfrenta la ejecución de un pedido de forma óptima y puntual:

• Resolver los problemas de rotación de existencias y encontrar un equilibrio entre las ventas y la gestión de stock.
• Planificar la demanda con un pronóstico que utilice registros históricos y análisis de datos.
• Contar con un modelo de distribución acorde al volumen de las ventas.
• Elegir proveedores que puedan responder rápidamente cuando se hayan agotado las existencias.

Cada almacén requiere de su propia organización a través de herramientas e infraestructura que generen beneficios en la optimización del proceso de pedidos. Solicita asesoramiento en Eternity. Contamos con expertos para potenciar y tener el mayor provecho de tu logística de almacenes y distribución.