¿Cómo evitar errores comunes al elegir un ERP?

En líneas generales, un software ERP es una herramienta que centraliza la base de datos de información de una empresa. El objetivo es simplificar los procesos comerciales para que los líderes puedan implementar flujos de tarea más inteligentes, expandir la colaboración y conducir a una mayor eficiencia. Un ERP es una solución integral que afecta a muchos sectores de una compañía, tales como contabilidad, gestión de clientes, gestión de inventarios, recursos humanos, fabricación, distribución, reportes e informes.

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de logística y planificación de recursos empresariales, cuyo rol principal está orientado hacia la gestión inteligente de los negocios. Entre los beneficios empresariales, un ERP proporciona una ventaja competitiva en el mercado. Mientras algunas empresas se aferran a métodos convencionales, otras mejoran sus negocios con los aportes tecnológicos que garantizan un incremento de la productividad y un buen funcionamiento de la cadena de suministro.

La información es esencial para tomar las mejores decisiones. Un ERP unifica la información distribuida en distintos departamentos que pueden tener, incluso, bajos niveles de seguridad. Los documentos manuales y las planillas de cálculo se sustituyen por sistemas guardados en la nube y los avances de las automatizaciones reducen la posibilidad de errores humanos de transcripción y estandarizan todos los datos críticos.

La tecnología ayuda a las empresas a través del potencial de la información integrada en una fuente única. A fin de conseguir los objetivos planteados y no caer en errores comunes o implementaciones fallidas del proyecto es necesario contar con un plan adecuado a la organización (tiempo para asumir la ejecución, personal capacitado, metodología y planificación, costos del software, migración de datos, etc.).

Tipos de ERP

La característica versátil del software ERP permite que se pueda implementar en una variedad de industrias. La gestión de cada empresa define en gran medida qué tipo de software le conviene. Conocer sobre distintos modelos y cuáles pueden funcionar mejor ayuda a reducir la lista. Así, existen dos grupos:

• ERP verticales. Proporcionan soluciones para un tipo de industria en particular. Ante la necesidad de enfocar el proceso dentro de un diseño limitado con funciones específicas, este tipo de software suele ser más apto y dota de mayor experiencia dentro del nicho.
• ERP horizontales. Son sistemas generalistas con módulos que se implementan de manera sencilla y flexible para administrar cualquier tipo de empresa. Cuenta con muchas herramientas para personalizar y adaptar la plataforma a los requerimientos propios.

Beneficios de un ERP para la industria

La planificación de recursos empresariales y la consecuente capacitación ofrecen múltiples oportunidades rentables para una compañía:

• Mayor precisión en la recopilación de datos
• Fácil disponibilidad de la información para los departamentos pertinentes
• Mejores herramientas para elaborar informes en tiempo real
• Gestión de stock mejorada
• Planeación de la demanda más eficiente
• Mejor servicio al cliente
• Ahorro de costos operativos
• Incremento en la seguridad de los datos
• Flujos de trabajo más inteligentes
• Impulso de la caja

¿Por qué implementar un software ERP?

Considerando los beneficios mencionados y la gama de opciones con roles más o menos específicos, un ERP puede resolver las siguientes necesidades:

• Brinda toda la información unificada.
• Logra la automatización de procesos manuales.
• Mejora la visibilidad de la cadena de suministro.
• Aumenta la seguridad de los datos comerciales.
• Optimiza los tiempos y otros recursos.
• Conduce a un mayor rendimiento.

¿Cuáles son los errores más comunes de la implementación?

Los proyectos ERP plantean una investigación previa y alineación entre el negocio y la tecnología. La herramienta es óptima para cualquier organización que está creciendo. Sin embargo, a veces no encaja del todo porque las expectativas son poco realistas o no existen líderes de equipos internos. De ahí que sea necesario revisar cuáles son los errores comunes a la hora de elegir un ERP y cómo evitarlos:

No contemplar el costo de un software

En general, implementar un software significa invertir dinero y tiempo para que el proyecto sea viable dentro de la organización. Luego de la investigación sobre proveedores de tecnología, no hay que pasar por alto el costo de desarrollo, implementación, mantenimiento y formación. En muchos casos, el costo del proyecto supera el presupuesto inicial, al no contemplar los costos ocultos que pueden surgir y poner en riesgo la estimación de los recursos.

Querer tomar atajos

Las soluciones tecnológicas requieren de un análisis de los criterios de selección del software y un plan de gestión del cambio. Cada etapa es importante y algunas cosas pueden demorar. Dentro del plan de gestión de cambios, se establecen pautas de pruebas del sistema, migración de datos, previsión de costos, capacitación de los usuarios y medición de la inversión. Las empresas deben fijarse metas realistas, ser pacientes y no querer abreviar el camino.

No cubrir la capacitación de los usuarios

Dentro de la metodología, la capacitación es un rubro a veces olvidado. De ahí que sea un factor común en las fallas de implementación y proyectos inconclusos. La puesta en marcha comienza a integrarse en las tareas diarias, por lo que no involucrar a los usuarios finales en el proceso puede provocar un cortocircuito entre el personal y el desempeño con la herramienta.

No contar con un consultor externo

Un plan sólido con un socio externo también es parte del proceso. La regla tácita es contratar un proveedor de confianza para aprovechar sus conocimientos y no desperdiciar esfuerzos y recursos. Al ser una herramienta de implementación compleja, una empresa confiable de tecnología ayudará a capacitar y construir un equipo interno fuerte y eficiente.

En suma, una solución tecnológica puede ser transformadora para cualquier negocio. De modo que garantizar un proyecto ERP allana el camino de la industria moderna. En Eternity te asesoramos sobre la incorporación de innovación logística para tener una visión clara de tus negocios.