Aspectos fundamentales de la gestión de stock

La gestión de stock es un paso esencial en la cadena de suministro. Se trata de conocer el inventario de una empresa y la capacidad de rastrear las existencias dentro y fuera del establecimiento. Con un almacén organizado se evitan errores de envíos, mermas, escasez, roturas de stock, exceso de bienes o falta de rotación. Por eso, las empresas que gestionan este proceso eficazmente tienen más probabilidades de éxito.

¿Qué es la gestión de stock?

El objetivo fundamental de la gestión de stock es ayudar a las empresas a minimizar los costos de logística y transporte, mejorar el flujo de caja y aumentar la rentabilidad. Es una disciplina dedicada al seguimiento de los niveles de stock y el movimiento de mercancías, ya sean materia prima en el proceso de fabricación o productos terminados que salen a la venta. Como factores esenciales intervienen la demanda, los costos y el servicio al cliente.

El inventario es parte de los activos de una empresa. De ahí su importancia para los negocios. Está expuesto a deterioro, daños, robos, pérdidas, roturas de stock. Por ejemplo, la falta de stock suficiente puede hacer perder las ventas. Otro aspecto negativo de la falta de gestión afecta el ciclo de vida de los productos. El ejemplo más claro son los productos perecederos, cuyo vencimiento es una fase muy crítica y puede provocar desajustes comerciales.

El control de inventario propone varias técnicas para supervisar cómo se mueven las existencias en un almacén. El tipo de industria y la cantidad de productos necesarios para funcionar van a establecer una técnica adecuada que puede no ser la misma para otra empresa.

En el rendimiento global de la cadena de suministro se mide la rotación del inventario. Esta rotación refleja la cantidad de veces que se vende un producto en determinado tiempo. Por tanto, la rotación es un indicador de la buena o mala gestión de stock. Por ejemplo, un sobrante de existencias puede convertirse en pérdida. Al mismo tiempo, estos indicadores presentan sus propias limitaciones en el equilibrio frágil entre los diferentes costos de inventario.

10 claves para mejorar la gestión de stock

• Clasificación del inventario

En el almacenaje, la clasificación y categoría de los grupos de prioridad ayuda a comprender el movimiento de la mercancía. La organización del almacén añade valor a la cadena de suministro, cuyos procesos canalizan mejores decisiones para almacenar y ordenar según las prioridades, el uso del espacio y la optimización del tiempo.

• Seguimiento de los productos

Se trata de la función básica de la gestión de stock. Para ello existen algunos indicadores clave sobre el registro de los productos. Estos identificadores pueden ser: SKU (unidad de mantenimiento de existencias), datos de códigos de barras, serialización de productos, proveedores, países de origen y números de lote.

• Control de las reposiciones

Aunque algunos proveedores pueden gestionar el aprovisionamiento, conviene asumir esta tarea a conciencia para hacer un mejor seguimiento de la demanda y estar al tanto de las tendencias. El software de gestión proporciona puntos de reordenación automáticos y un historial de ventas actualizado que colaboran en la logística.

• Niveles de stock

La planeación de la demanda consigue procesos más eficientes a través de la clasificación operativa de los productos en el depósito. En el día a día, gracias a los niveles de stock óptimo se puede responder eficientemente a los pedidos, en tanto el stock mínimo es la cantidad que siempre debe haber en el almacén.

• Plan de contingencia

Los clientes son inconstantes y las cadenas de suministro son propensas a las interrupciones. Los planes de contingencia permiten realizar cambios cuando surgen nuevos problemas, por ejemplo, un cliente decide discontinuar un producto a último momento. La capacidad de previsión ayuda a gestionar mejor el stock.

• Regla del inventario 80/20

Como regla tácita en las empresas, existe un 20% del inventario que es más rentable. Este sector puede generar el 80% de los beneficios de una empresa. De ahí la importancia de entender cuáles son esos productos y su ciclo de vida completo para lograr un seguimiento de cerca y priorizar su gestión en el almacén.

• Auditoría regular

La auditoría básica es el conteo del inventario real frente al resultado que ofrece el software logístico. Luego existen otras métricas más complejas que provienen de auditorías integrales, como el índice de rotación o los costos históricos. Este proceso es vital para conocer qué áreas requieren de mejoras.

• Diferentes sistemas de gestión

Los modelos de gestión push y pull tienen diferentes enfoques. El primero implica conocer el pronóstico de la demanda para analizar qué productos se fabricarán y empujar esos bienes a la venta, mientras que el segundo tiene inicio en el pedido del cliente y dicta los niveles de inventario en tiempo real. La estrategia dependerá del contexto económico, el rubro de la empresa y las ventajas que aporta cada sistema.

• Relaciones con los proveedores

Sin los proveedores, la empresa puede sufrir serios problemas. Por eso es esencial cuidar las relaciones y tratar a los proveedores como socios. La comunicación frecuente con el proveedor, mantenerlo al tanto de las tendencias que se observan y aprender de sus procesos son factores esenciales para cultivar la confianza entre ambas partes.

• Tecnología adecuada

Para comenzar a trabajar sobre datos, realizar previsiones y rastrear toda la información del inventario, es necesario ampliar la tecnología y construir un sistema integral. Con programas de gestión de stock, las empresas podrán dar un paso hacia la automatización y controlar las existencias con mayor precisión.

Modelos de gestión de inventario

Análisis ABC

En la gestión de existencias, el modelo ABC separa los productos en tres categorías para identificar el impacto general. En el grupo A se encuentran los productos más valiosos en cuanto a ganancias. Se trata del 20% mencionado más arriba. En el grupo B se ubican los productos con 15% de ingresos. Por último, en el grupo C, están los productos triviales que importan en el contexto general pero que suman solo el 5% de los ingresos. El objetivo es entender cuáles son los productos críticos para centrar allí el empeño.

Modelo justo a tiempo

Cuando se trata de eliminar esfuerzos improductivos y mantener el mínimo de stock, el modelo Just in Time es conveniente, quizá el método más popular y revolucionario a partir de la producción en masa. Como indica el nombre, se trata de gestionar el stock disponible en el momento y lugar adecuados según la demanda. La producción se inicia con el pedido del cliente y se evitan los desequilibrios en el almacén.

Modelo Wilson o sistema EOQ

El modelo trabaja sobre una fórmula matemática para identificar la cantidad económica de pedido y minimizar diferentes costos relacionados. La EOQ (Economic Order Quantity) satisface la demanda sin quedarse con tantas existencias en depósito. Tampoco debe haber posibilidad de desabastecimiento, por lo que el sistema requiere de un control estricto de la demanda y los niveles de stock.

Las herramientas de gestión de stock avanzadas permiten realizar un seguimiento en tiempo real. Las automatizaciones ayudan a crear flujos de trabajo acordes a los procesos propios de cada empresa. De este modo, con una buena gestión de inventario se cuida el servicio al cliente y la calidad de los productos. Descubre y cotiza el servicio de almacenaje y distribución de Eternity para resolver los aspectos relacionados con el stock, control, seguridad y abastecimiento de productos.