El éxito de las negociaciones internacionales comprende, entre otras cosas, el uso correcto de los Incoterms. Bien aplicado, este documento reduce riesgos logísticos y financieros y fortalece la confianza entre el vendedor y el comprador. Sin embargo, es frecuente que se cometan errores en el uso, dado que estas normas internacionales pueden resultar algo complejas, sobre todo cuando se carece de experiencia en logística internacional. A continuación, repasamos los errores más frecuentes y cómo evitarlos antes de cerrar cualquier negociación.
Los Incoterms son reglas publicadas por la Cámara de Comercio Internacional (CCI) que definen con precisión las responsabilidades, costos y riesgos entre comprador y vendedor en una transacción internacional. Un error en la selección puede traducirse en demoras, costos adicionales y pérdida de cobertura. Revisa esta guía práctica sobre Incoterms.
Tres aspectos fundamentales de estos documentos:
1. Confundir el punto de entrega con la transferencia de riesgos
El error más frecuente es confundir la entrega física de la mercancía con la transferencia de riesgos. A veces puede coincidir, pero en otros casos no sucede así. Por ejemplo, mediante el término CIF, el vendedor paga flete y seguro hasta el puerto de destino, pero el punto de transferencia de riesgos ocurre cuando la mercancía se embarca en el puerto de origen. En el caso de que la carga resulte dañada en tránsito o el buque se retrase, el vendedor ya no es responsable.
Tip: definir en el contrato el punto exacto de transferencia y complementar con el seguro adecuado.
2. Usar FOB para cargas en contenedor (cuando corresponde FCA)
El uso de FOB (Free On Board) es habitual y está pensado para carga a granel o convencional, cuyo punto de entrega es cuando se encuentra a bordo del buque. El error clásico es usar FOB cuando se trata de contenedores. En estos casos, el Incoterm adecuado es FCA (Free Carrier), dado que la entrega se realiza cuando la carga se pone a disposición del transportista, no cuando se carga en el buque.
Tip: usar FOB solo para embarques tradicionales o a granel y FCA para cargas en contenedor.
3. Aplicar CIF o CFR en transporte no marítimo
CIF (Cost, Insurance & Freight) y CFR (Cost & Freight) son términos exclusivos para transporte marítimo o fluvial. De modo que usarlos en transporte multimodal o aéreo puede generar vacíos contractuales. Si la carga se mueve por camión, tren o avión, los términos correctos serían CPT (Carriage Paid To) o CIP (Carriage & Insurance Paid To).
Tip: regla práctica
CIF/CFR: solo marítimo
CPT/CIP: multimodal (terrestre, aéreo o combinado)
4. Prometer DDP sin capacidad aduanera en destino
Puede ocurrir que el vendedor desee facilitar la experiencia al comprador y asuma todos los costos y riesgos hasta la entrega final mediante DDP (Delivered Duty Paid). Esto incluye afrontar riesgos fiscales y regulatorios dentro del país destino, lo cual es muy arriesgado.
Tip: usar DDP solo si se cuenta con capacidad legal y operativa en destino. De lo contrario, optar por DAP (Delivered at Place) y dejar los impuestos a cargo del comprador.
5. Confundir el alcance de los seguros
Dentro de los Incoterms 2020, sólo CIF y CIP incluyen una obligación explícita de contratar un seguro de transporte a cargo del vendedor. Creer que todos los Incoterms obligan al vendedor a asegurar la carga o confundir el tipo de cobertura de los términos son errores comunes en el uso de estos documentos internacionales.
CIF: cobertura mínima (ICC C) y uso exclusivo marítimo
CIP: cobertura ampliada (ICC A) y uso multimodal
Tip: definir si existe seguro, quién lo paga y qué cobertura aplica (ICC A/B/C).
6. Pensar que EXW es el término más sencillo
El EXW (Ex Works) suele ser uno de los Incoterms menos comprendidos, porque asoma la idea de que el vendedor se libera de toda responsabilidad. Puede suceder que el exportador no pueda realizar el despacho porque el país determina que el exportador debe ser una empresa local. Otra situación que puede aparecer es que el transportista no coordine correctamente la recolección, entonces surgen costos por almacenaje o demoras inesperadas.
Tip: optar por un FCA, dado que un punto de entrega acordado ofrece más posibilidades de gestión.
7. Falta de coherencia documental: contrato, documentos y seguro
Un error frecuente es que el Incoterm elegido no refleje todos los documentos comerciales o haya algún tipo de incoherencia. Sin duda, este error puede invalidar cualquier tipo de reclamo o problema de cobertura, incluso generar gastos adicionales.
Tip: verificar toda la información del Incoterm, los documentos comerciales y el seguro que corresponde al vendedor.
8. No especificar el punto geográfico concreto
El Incoterm + punto exacto determina el momento y lugar en que cambian las responsabilidades: por ej., no es lo mismo entregar en la terminal portuaria que en el almacén del cliente. Además, cada kilómetro adicional implica costos, seguros y riesgos distintos. En la práctica, cuando los datos están bien definidos, se evitan costos adicionales, errores de localización y disputas entre las partes.
[Regla Incoterm] + [Lugar geográfico exacto] + [Versión del año]
Tip: todos los documentos deben repetir el Incoterm exacto y completo.
9. Mala interpretación de los costos asociados a cada regla
Si bien los Incoterms determinan la distribución de costos, en la práctica muchas empresas asumen o trasladan gastos que no les corresponden. La confusión puede deberse a que los Incoterms no definen el precio total de la operación ni la totalidad de los costos posibles, sino la distribución de responsabilidades logísticas. Entonces, es común que surjan cargos ocultos que pueden generar interpretaciones equívocas.
Los malentendidos más comunes incluyen:
Tip: aclarar por escrito qué costos están incluidos o excluidos en el contrato.
Antes de firmar el contrato, recomendamos revisar esta lista para asegurar que el Incoterm se aplica correctamente:
En la gestión aduanera, los Incoterms son herramientas esenciales que facilitan el comercio, pero su valor depende de una aplicación precisa y coherente. Los errores comunes hacen que la operación no sea clara y se generen malentendidos, lo que marca la diferencia entre una negociación fluida y una disputa costosa. Eternity te ayuda a negociar con claridad, prevenir errores con Incoterms y fortalecer la confianza en tu logística. Contacta con un asesor Eternity y comprende las implicaciones operativas y financieras de estas reglas internacionales.