¿Estás preparado? Estrategias de contingencia para la cadena de suministro

Las amenazas de interrupciones en la cadena de suministro son más frecuentes y casi inevitables. Suceden por desastres naturales, crisis geopolíticas o fallos tecnológicos, entre otros motivos. En este contexto resulta crítico y necesario contar con planes de contingencia que permitan a las empresas anticiparse a los riesgos, minimizar el impacto de las crisis en la cadena de suministro y asegurar la continuidad operativa. Detallamos cuáles son los aspectos clave de un plan de contingencia logística.

¿Cuál es la importancia de los planes de contingencia en la cadena de suministro?

Los planes de contingencia definen los procedimientos y recursos necesarios para responder eficazmente a interrupciones inesperadas en el flujo de bienes y servicios y los desafíos logísticos en la actualidad. Se trata de una herramienta estratégica para mantener la continuidad operativa ante eventos adversos, cuyo objetivo es mitigar los impactos negativos que podrían afectar la capacidad de producción de una empresa o desencadenar rupturas en la cadena.

Esta herramienta también determina la capacidad de recuperación de una empresa para retornar rápidamente a su funcionamiento tras un evento inesperado que interrumpe el flujo normal. La capacidad de recuperación, conocida como resiliencia en la cadena de suministro, reduce el tiempo necesario para recuperar la actividad y asegurar la continuidad. De ahí la importancia de los planes de contingencia frente a las posibles disrupciones en la logística.

En la gestión de la cadena de suministro, la confiabilidad de los clientes pone el foco sobre la variabilidad de los costos, los tiempos de entrega y la calidad de los productos y servicios. De modo que, en un entorno volátil, este indicador refleja no solo la eficiencia operativa, sino también la capacidad de respuesta ante imprevistos e interrupciones de la cadena de suministro. Para ello es necesario implementar estrategias que identifiquen, analicen y respondan a los riesgos de manera efectiva.

Causas comunes de disrupciones en la logística

En un mercado globalizado, las cadenas de suministro son cada vez más complejas y vulnerables a interrupciones. Existen posibles amenazas o causas de disrupciones que puedan afectar la cadena de suministro. Por tanto, el primer paso es identificar los riesgos cercanos, ya sea por geografía, dependencia de proveedores o herramientas técnicas, entre los que se encuentran:

• Eventos climáticos extremos: huracanes, terremotos e incendios forestales afectan el transporte y la producción.
• Problemas logísticos: retrasos en el transporte, congestionamiento portuario y falta de capacidad de almacenaje son los más comunes.
• Factores económicos y geopolíticos: sanciones comerciales, cambios en las tarifas y tensiones geopolíticas derivan en crisis de transporte y carga.
• Interrupciones tecnológicas: los ciberataques o fallos en los sistemas de gestión afectan la actividad económica.
• Fallos en la cadena de suministro: pueden surgir posibles puntos de fallo, como la dependencia de un solo proveedor o de rutas específicas.

Componentes de los planes de contingencia

La creación de un plan efectivo requiere de un análisis de los posibles riesgos y cómo impactan en la actividad, el uso de tecnología adecuada y la colaboración estrecha con proveedores y socios. Un plan de contingencia abarca varios aspectos:

• Identificación de riesgos: se evalúan los factores internos y externos que podrían interrumpir la cadena de suministro, como fallos de infraestructura, escasez de recursos o alteraciones en la demanda.
• Estrategias para mitigar las disrupciones logísticas: se diseñan medidas específicas para afrontar distintos escenarios, desde el cambio de proveedores hasta el uso de rutas alternativas o ajustes en la producción.
• Establecimiento de roles y responsabilidades: los planes de contingencia eficientes definen claramente quiénes serán los responsables de ejecutar las medidas para responder de manera ágil y coordinada.
• Comunicación y colaboración: es fundamental contar con canales de comunicación que faciliten la colaboración tanto dentro de la empresa como con socios y proveedores externos.
• Pruebas y simulaciones: los planes de contingencia deben probarse regularmente mediante simulaciones para garantizar su eficacia en situaciones reales.

Estrategias para mitigar las disrupciones logísticas

Los planes de contingencia son fundamentales para minimizar el impacto de las crisis en la cadena de suministro e identificar las propias limitaciones logísticas. Algunas estrategias clave incluyen:

• Mantenerse informado: las noticias de eventos geopolíticos y económicos tienen efectos en las cadenas de suministro y el contexto logístico.
• Mapear la cadena de abastecimiento: es elemental conocer el origen de las materias primas, rutas de transporte y riesgos asociados a los proveedores e inventarios.
• Gestionar inventarios de seguridad: el ajuste de los niveles de inventario cobra vital importancia, especialmente de productos críticos para la demanda.
• Diversificar proveedores y rutas alternativas: es un factor elemental para evitar la dependencia de un único punto de fallo y asegurar los insumos estratégicos en la cadena de valor.
• Mantener la visibilidad de la cadena de suministro: la visibilidad en tiempo real durante una crisis permite ajustar rutas y optimizar recursos en caso de contingencias.
• Involucrar a los proveedores en el plan: las alianzas con los proveedores facilitan la transición de los eventos inesperados y permiten una respuesta flexible y el acceso a recursos adicionales en momentos de crisis.
  
  

El rol de la tecnología y la comunicación en los planes de contingencia

La tecnología en planes de contingencia logística determina cuál es el alcance posible para la creación y ejecución de dichos planes. La adaptabilidad en la logística global impulsa la implementación de la digitalización y elementos esenciales como el seguimiento en tiempo real, el análisis predictivo y la simulación de escenarios para evaluar el impacto de diferentes disrupciones y ajustar los planes de contingencia en consecuencia.

Si bien no todos los riesgos se pueden evitar, las empresas pueden reducir el tiempo de recuperación ante un evento no planificado. La preparación ante desastres en la cadena de suministro es factible mediante una perspectiva integral que comprenda la gestión de riesgos en logística según la gravedad y probabilidades de que ocurran. Los sistemas de gestión de la cadena de suministro son soluciones tecnológicas óptimas que facilitan la identificación y gestión de riesgos propia de cada cadena.

Por otro lado, durante una disrupción, la comunicación transparente con proveedores y socios es fundamental para coordinar una respuesta rápida frente a la crisis. Previamente, es conveniente establecer canales de comunicación, compartir planes y expectativas con proveedores y organizar reuniones regulares que ayudan a prepararse y alinear los planes de contingencia. En este sentido, la construcción de relaciones sólidas con proveedores y socios logísticos contribuye a la resiliencia en la cadena de suministro.
 
Por último, los planes de contingencia son documentos que deben revisarse y actualizarse periódicamente, considerando cambios en el mercado que alteran la lista de riesgos asociados, análisis de los incidentes anteriores y pruebas de simulación para evaluar la capacidad de respuesta. Los asesores externos como Eternity son aliados para comprender el escenario actual en la logística internacional y los desafíos que impactan en la cadena de suministro.